○赤村電子計算組織の管理運営及びデータ保護に関する規則
平成10年4月2日
規則第6号
(目的)
第1条 この規則は、赤村電子計算組織の管理運営に関し、必要な事項を定めることにより、データの適正な管理を図るとともに、住民福祉の向上に資することを目的とする。
(1) 電子計算組織 電子計算機器を利用して、定められた一連の処理手順に従い、自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 電算処理 電子計算組織による情報の入出力・記録、判断、演算等の処理をいう。
(3) 個人情報 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(4) 入出力帳票 電算処理に必要な帳票類をいう。
(5) 磁気記録 磁気テープ、磁気ディスク、フロッピィディスク等の磁性体及び光ディスク等の記録媒体等に記録された情報をいう。
(6) データ 電算処理に関する入出力帳票及び磁気記録等をいう。
(7) 端末機 電子計算組織の主要部分と直接又は通信回線を介して接続され、データの入出力を行う装置をいう。
(8) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手順書及びコード表等の電算処理に必要な仕様書をいう。
(9) 所管課 電算処理に係る事務を担当する課及び局をいう。
(10) データ管理者 所管課の長をいう。
(令5規則7・一部改正)
(電算事務の範囲)
第3条 電子計算組織により処理する事務(以下「電算事務」という。)は、次に掲げるとおりとする。
(1) 村の機関が所掌する事務
(2) その他村長が特に必要と認める事務
(管理運営の基本)
第4条 電子計算組織の運営に当たっては、次に掲げる事項に努めなければならない。
(1) 電子計算組織で事務を行うときは、その内容を調査検討し、能率的かつ効率的な運営を図ること。
(2) 電子計算組織に記録されている個人情報は、常に正確性の維持を図ること。
(電算管理者)
第5条 電算事務の円滑な運営及び適正なデータ保護に関する総合的管理及び調整を図るため、電算管理者を置き、電算主管課長をもってこれに充てる。
(データの管理原則)
第6条 データは、村民の基本的人権を尊重し、個人的秘密を保護するため、漏えい、滅失、毀損又は改ざんされることのないよう、保護管理に万全を期さなければならない。
2 データを直接管理するデータ管理者は、データに関し、本人又は他のデータ管理者から訂正又は削除等の申出があったときは、その内容を調査し、誤りがあると認めたときは、速やかに改めなければならない。
3 電算事務に従事する者は、職務上知り得たデータ等を他に漏えいし、又は収集目的及び利用目的外に利用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
(記録の制限)
第7条 電子計算組織に記録するデータは、第3条に定める事務処理に必要なものに限る。
2 次に掲げる事項は、電子計算組織にデータとして記録してはならない。
(1) 個人の思想、信条、宗教、その他社会的差別の原因となる事項
(2) 犯罪に関する事項
(3) その他村長が個人の権利を侵害するおそれがあると認める事項
3 電子計算組織に記録されたデータのうち、記録しておく必要がなくなった事項は、速やかに消去しなければならない。
(データ管理)
第8条 データ管理者は、データを的確に管理し、その保護に万全を期さなければならない。
(データの利用)
第9条 データを内部において利用しようとする者は、データ管理者の承認を受けなければならない。
(データ提供の制限)
第10条 電算主管課長及びデータ管理者は、法令に定めがある場合又は住民の権利擁護、福祉の増進その他公益のために必要であり、かつ、住民の個人的秘密を侵害するおそれのないと認められる場合を除き、データを外部に提供してはならない。
2 前項の規定によりデータを外部に提供しようとするときは、あらかじめ電算管理者及びデータ管理者の同意を得て村長の承認を受けなければならない。
第11条 削除
(令5規則7)
(端末機の管理等)
第12条 端末機の適正な管理を行うため、所管課に端末管理責任者(以下「端末責任者」という。)を置く。
2 端末責任者は、データ管理者をもって充てる。
3 端末機の操作は、端末責任者があらかじめ指定する職員(以下「端末機操作員」という。)が行うものとし、端末責任者は、端末機操作員報告書(様式第1号)により電算管理者に報告しなければならない。
4 電算管理者は、端末機の操作に必要なパスワードを定め、端末責任者を通じて端末機操作員に通知するものとする。
5 端末機操作員は、パスワード等を他に漏らしたり、他人をもって操作をさせてはならない。
(端末機の操作時間)
第13条 端末機の操作時間は、赤村の休日を定める条例(平成元年赤村条例第11号)第1条に定める村の休日(以下「村の休日」という。)を除き、原則として月曜日から金曜日までの午前8時30分から午後5時までとする。
(電子計算組織の操作)
第14条 電算室に設置された電子計算組織の操作は、電算管理者があらかじめ指定した者(以下「電算機操作員」という。)以外は行うことができない。
(電算室等の管理)
第15条 電算管理者は、電算室へ電算機操作員外の者を入室させてはならない。ただし、電算管理者が必要と認めたときは、この限りでない。
2 電算管理者は、前項ただし書の規定により入室させるときは、入室者の所属、氏名、目的及び入退室時刻等を記録するとともに、電算管理者又は電算機操作員の立会いのもとでなければならない。
3 電算室への物品の搬出入は、電算管理者又は電算機操作員の立会いのもとに行うものとする。
(保安装置)
第16条 村長は、電算室の火災その他の災害及び盗難等の事故に備え、必要な保安装置を講じなければならない。
(事故防止対策等)
第17条 電算管理者は、事故防止対策及び事故発生時の対策を定め、その内容を村職員に徹底しなければならない。
2 電算管理者は、万一事故が発生したときは、被害を最小限度にとどめるよう努めるとともに、速やかに事故の原因及び被害状況等を調査し、復旧のための措置を講じなければならない。
3 前2項の規定は、データ管理者のデータ管理及び端末責任者の端末機管理に関する場合において準用する。
(磁気ファイル等の管理)
第18条 関係データ管理者は、磁気、光ファイル等を管理するため磁気ファイル等管理台帳(様式第3号)を整理し、データの作成、追加、更新、廃棄及び複写等その管理方法を定め、適正に管理しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第19条 電算管理者は、ドキュメントを整備し、外部への持ち出し及び複写等その管理方法を定め、適正に管理しなければならない。
(電算処理計画書)
第20条 データ管理者は、現に電算処理している事務を翌年度も引き続いて処理しようとするときは、毎年10月末日までに翌年度の電算処理計画書(様式第4号)を作成し、電算管理者に提出しなければならない。
2 電算管理者は、前項により提出のあった電算処理計画書を取りまとめて、必要な調整を行い、翌年度の電算処理計画書を作成しなければならない。
(電算処理の協議等)
第21条 データ管理者は、翌年度の電算処理に関し、次に掲げるときは、あらかじめ電算管理者と協議の上、毎年10月末日までに電算処理申請書(様式第5号)を作成し、電算管理者に提出するものとする。ただし、変更、追加又は新規に処理開始希望日が年度中途である場合における提出期限は、原則として処理開始希望日前3月とする。
(1) 現に電算処理している事務のうち、処理内容の一部を変更又は追加して処理しようとするとき。
(2) 新たな事務を電算処理しようとするとき。
2 前項の場合において、他の所管課の所管するデータを使用するときは、当該データを所管するデータ管理者の承認を得なければならない。
3 電算管理者は、第1項の規定により提出のあった電算処理申請書について、その内容及び必要性等を十分検討の上、電算処理の可否を決定し、その旨を関係データ管理者に通知するものとする。
2 電算管理者は、前項の規定により提出のあった電算処理依頼書を取りまとめ、必要な調整を行い、毎月の電算処理計画書を作成し、計画的な電算処理を行うものとする。
(電算事務の委託)
第23条 村長は、次に掲げる場合は、電算事務を外部へ委託して処理(以下「委託処理」という。)することができる。
(1) 本村の電算処理システムでは処理できない場合
(2) その他村長が特に必要と認める場合
(委託契約)
第24条 前条の規定により委託処理しようとするときは、委託先の状況等について必要な調査を行うとともに、委託契約に当たっては、契約書に次に掲げる事項を明記するものとする。
(1) データの秘密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 契約の目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(5) データの授受及び搬送に関する事項
(6) 事故発生時における報告義務及びその対策に関する事項
(7) 委託先におけるデータの保管及び廃棄に関する事項
(8) 委託先におけるデータ管理状況等の検査に関する事項
(9) データ等の所有権に関する事項
(10) その他村長が特に必要と認める事項
(11) 前各号に違反した場合における契約解除及び損害賠償に関する事項
(契約事務)
第25条 前条の委託契約に関する事務は、電算管理者がデータ管理者と協議して処理するものとする。ただし、電算事務の内容により村長が特に必要と認める場合は、関係データ管理者及び電算管理者が協議を行い、処理するものとする。
(データ授受記録簿)
第26条 データ管理者は、委託処理における委託先、磁気ファイル口座振替の場合における他団体とのデータ授受に関し、データ授受記録簿(様式第7号)を作成し、授受年月日、内容及び数量等の状況を明らかにしておかなければならない。
(要員の派遣)
第27条 村長は、電算処理に関し、外部からのプログラマーやパンチャー等の要員(以下「派遣職員」という。)の派遣を受けるときは、必要な手続のほか派遣元の責任者及び派遣職員の双方から、知り得た機密の保持及びデータの適正な取扱いに関する誓約書を提出させるものとする。
(委員会)
第28条 村長は、電子計算組織の利用に関し、円滑かつ効率的に行うため、赤村電子計算組織管理運営委員会(以下「委員会」という。)を設置する。
(所掌事務)
第29条 委員会は、次に掲げる事項について調査、研究及び審議を行う。
(1) 電子計算組織運営の基本方針に関すること。
(2) 電子計算組織に係る機種の変更、新設及び廃棄に関すること。
(3) 電子計算組織の利用計画に関すること。
(4) その他村長が必要と認める事項
(組織)
第30条 委員会は、委員長、副委員長及び委員若干人をもって組織する。
2 委員長は副村長、副委員長は電算主管課長をもって充てる。
3 委員は、村職員のうちから村長が委嘱する。
4 委員の任期は、2年とする。ただし、補欠委員の任期は、前任者の残任期間とする。
(委員長及び副委員長の職務)
第31条 委員長は、会務を総理し、委員会を代表する。
2 副委員長は、委員会を補佐し、委員長に事故があるとき又は委員長が欠けたときは、その職務を代理する。
(会議)
第32条 会議は、必要に応じて委員長が招集する。
2 委員長は、会議の議長となる。
3 会議は、委員の半数以上の出席がなければ開くことができない。
4 会議の議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数の場合は、議長の決するところによる。
5 委員長が必要と認めたときは、委員外の者の出席を求めて意見を聴くことができる。
(専門部会)
第33条 委員会は、必要に応じて専門部会を置くことができる。
2 専門部会は、委員会から付託された事案について資料の収集その他必要な調査研究を行う。
3 専門部会の組織及び運営については、委員長が定める。
(庶務)
第34条 委員会の庶務は、電算主管課において処理する。
(準用)
第35条 この規則は、所管課において単独に電算処理する場合においても準用する。
(その他)
第36条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、村長が別に定める。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成14年7月1日規則第4号)
この規則は、平成14年7月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日規則第1号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月22日規則第7号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
