(目的)

第1条　この規則は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正な管理及び効率的な運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる文書に関する用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書事務の原則)

第3条　事務の処理は、文書によることを原則とする。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、本村における文書事務を総括する。

(文書責任者)

第5条　主管課に文書責任者を置く。

(ファイル責任者)

第6条　主管課の各係にファイル責任者を置く。

(ファイル担当者)

第7条　主管課にファイル担当者を置く。

(文書の収受)

第8条　到達した文書は、全て総務課総務係(以下「総務係」という。)において収受するものとする。

(文書の配布)

第9条　総務係の職員は、収受した文書を次に定める方法により処理し、主管課ごとに配布しなければならない。

(文書の所管課の決定)

第10条　総務課長は、2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでない文書については、関係課と協議して配布すべき課を決定する。

(文書の受領)

第11条　主管課のファイル担当者は、総務係において文書を受領しなければならない。

(直接受領の文書)

第12条　諸証明の申請等窓口事務に係る文書及び直接課に持参された文書は、第8条の規定にかかわらず、当該課のファイル責任者又は事務担当者が受領する。

(文書の処理)

第13条　ファイル責任者又は事務担当者は、受領した文書(次条に掲げる文書を除く。)を開封し、次に定める方法により処理しなければならない。

(起案)

第14条　起案は、収受・起案文書管理システムを用いて行わなければならない。ただし、2枚目以降に使用する用紙については、継続用紙に代えて当該文書の保存に耐える他の用紙を用いることができる。

(回覧)

第15条　重要、異例と判断される文書又は主管課長の指示により処理する必要があるものは、起案用紙を用いて回覧するものとする。ただし、次に掲げる文書は、回覧印を押印して回覧することができる。

(資料等の添付)

第16条　起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料等を添付しなければならない。

(文書整理簿への登録)

第17条　収受文書に基づかないで起案し、又は回覧する場合には、事務担当者は、収受・起案文書管理システムを用いて起案し、決裁又は回覧しなければならない。

(文書の左横書き)

第18条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書の書式)

第19条　文書の書式は、別に定めるところによる。

(文書の書き表し方)

第20条　文書は、国が定める常用漢字表、現代かなづかい及び送り仮名の付け方により、平易かつ簡明に書かなければならない。

(文書の記号及び番号)

第21条　文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。

(文書の日付)

第22条　文書の日付は、当該文書の施行年月日とする。

(文書の発信者名)

第23条　外部に発する文書の発信者には、原則として「赤村長」を表示しなければならない。

(回議)

第24条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議するものとする。

(起案文書の持ち回り)

第25条　起案文書又は回覧文書のうち、秘密文書、重要な文書又は急を要する文書については、起案者その他内容を説明できる職員が持ち回って回議又は回覧をしなければならない。

(起案文書の修正又は廃案)

第26条　起案文書の内容の重要な部分について修正したいときは、修正者は、原文を読み取る程度に残し、修正箇所に押印又は署名しなければならない。

(代決及び後閲)

第27条　代決したときは、代決者として押印した印影又は署名した箇所の上部に「代」と記載するものとする。

(決裁年月日)

第28条　起案者は、起案文書が決裁されたときは、当該文書の決裁年月日欄に決裁年月日を記載しなければならない。

(議案等の処理)

第29条　議会に付議又は報告する議案等は、主管課で起案し、総務係に合議しなければならない。

(文書の浄書)

第30条　決裁された起案文書(以下「決裁文書」という。)で施行を要するものは、主管課において浄書しなければならない。

(浄書文書の照合)

第31条　浄書文書は、決裁文書と照合しなければならない。

(公印及び契字印)

第32条　事務担当者は、文書を施行しようとするときは、施行文書に決裁文書を添えて、当該施行文書に押印すべき公印の公印保管者(赤村の公印に関する規程(昭和58年赤村規程第1号)第2条の公印保管者をいう。)又は公印取扱主任(赤村の公印に関する規程第9条第1項の公印取扱主任をいう。)又は公印取扱補助員(赤村の公印に関する規程第9条第1項の公印取扱補助員をいう。)に回付し、その審査を受けなければならない。

(文書の発送手続)

第33条　発送文書は、主管課において封入又は包装その他発送に必要な処理をし、午後4時までに総務係へ提出しなければならない。

(文書の直渡し)

第34条　事務担当者は、施行文書を名宛人等に手渡すときは、決裁文書の取扱上の注意欄に直渡しである旨を表示しなければならない。

(文書の施行に伴う文書整理簿等の整理)

第35条　事務担当者は、文書の発送の手続を終了したときは、決裁文書の施行年月日欄に施行年月日を記載しなければならない。

(文書の処理の促進)

第36条　主管課長は、月末に、文書整理簿を点検して文書の処理状況を把握するとともに、事務担当者に対して文書の処理の促進を指示しなければならない。

(文書の整理)

第37条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要な時にすぐに取り出せるように保管し、及び保存しなければならない。

(完結文書の整理、保管及び文書分類表)

第38条　事務担当者は、文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を文書分類表(細分類)に基づく分類番号別にファイルにとじ込み整理し、保管しなければならない。

(文書分類表)

第39条　総務課長は、赤村文書基本分類表(別表第2)の内容を変更しようとするときは、村長の承認を受けなければならない。

(文書一覧表の整理)

第40条　ファイル責任者は、完結文書の文書一覧表を作成し、毎年4月末日までに当該完結文書がとじ込められたファイルに添付しなければならない。

(完結文書の区分)

第41条　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度に区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分することができる。

(主管課における文書の保管及び保存)

第42条　次に掲げる文書は、主管課において保管するものとする。

(常用文書の保管申請等)

第43条　前条第2項に規定する完結文書で常に利用する必要があるものとして、主管課において保管しようとするときは、常用文書承認申請書(様式第6号)により、総務課長の承認を得なければならない。

(未完結文書の整理及び保存)

第44条　文書上の事務処理が完結していない文書(以下「未完結文書」という。)は、事務担当者名を記載した懸案フォルダーに入れて整理し、一定の場所に保管しておくこととする。ただし、懸案フォルダーに入れて整理することが適当でない未完結文書については、他の適当な方法で整理することができる。

(秘密文書の整理及び保管)

第45条　秘密文書は、ファイルの表紙及び背表紙のファイル名の頭に「秘」の表示をし、適切な方法で保管しなければならない。

(文書の保存年限)

第46条　文書の保存年限は、永年保存、10年保存、5年保存、3年保存、1年保存及び年度末廃棄とする。

(保存年限の設定)

第47条　主管課長は、前条第1項に定める保存年限に応じ、文書保存年限基準表(別表第3)及び文書分類表を基準とし、かつ、法令等の定め、文書の効力、利用度、重要度、資料価値等を考慮して、文書の保存年限を定めるものとする。

(文書の保存年限の起算)

第48条　文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

(保存文書の配列)

第49条　主管課長は、保存文書を保存年限ごとに区分し、完結年度及び分類記号順に配列しておくものとする。

(保管文書の利用)

第50条　主管課の職員が第43条第2項の規定により保管している文書を利用するときは、当該文書がとじ込まれているファイルごとに持ち出すこととし、退庁時までには、元の位置に返しておかなければならない。

(文書の庁外持出しの禁止)

第51条　職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、主管課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(保存文書の利用)

第52条　職員が保存文書を利用しようとするときは、文書利用申請書(様式第8号)に必要な事項を記載し、総務課長の承認を得なければならない。

(保管文書の廃棄)

第53条　主管課長は、保管文書の保存年限が経過したときは、廃棄するものとする。

(保存文書及び常用文書の廃棄)

第54条　総務課長は、保存文書の保存年限が満了しようとするときは、あらかじめ、廃棄予定保存ファイル一覧を作成し、主管課長に通知しなければならない。

(保存期間の延長)

第55条　保存期間が経過した後も引き続き保存する必要がある文書又は保存年限を延長する必要がある文書については、主管課長と総務課長が協議し、総務課長が承認したときは、引き続き保存することができる。

(歴史的文書の選別)

第56条　主管課長は、保存期間が経過した文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものについては、総務課長と協議の上、これを選別し、別に保存するものとする。

(公文書館への移管)

第57条　主管課長は、前条の規定により選別した文書について、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管するものとする。

(廃棄の方法)

第58条　文書の廃棄は、裁断、焼却等の方法により行うものとする。